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Bill Gates, en su libro “Los negocios en la era digital”, nos habla de cómo crear “la oficina sin papel”, incluso comparte datos de que allá por 1973, fue la primera vez que se utilizo dicha frase.  Cabe señalar que efectivamente el desperdicio de papel es abundante en varias empresas, actualmente en los correos electrónicos se agrega la leyenda de verificar si realmente es importarte imprimir el documento.
¿Se ha puesto a pensar como serían las oficinas sin papel?, no habría nada que archivar todo se tendría al alcance de la computadora o bien de su teléfono, de esos muy modernos que cuentan con conexión a Internet entre otras muchas opciones. Ya no habría más documentos o expedientes en los escritorios de las personas. ¿Qué le parece? ¿Realmente es posible? ¿Sería beneficioso o desfavorable dicho cambio?.
Todo este preámbulo viene a cuenta por la facturación electrónica, nuevo esquema fiscal en México. En artículos anteriores ya he tocado este tema, sin embargo ahora me gustaría compartir con ustedes, el segundo paso, es decir, ya estamos dentro del esquema de facturación electrónica, ya podemos enviar facturas por Internet.
Pues bien, la mayoría de empresas que ya están inmersas en estos menesteres, imprimen las facturas para entregarlas a los cliente o bien cuando el cliente la recibe por correo electrónico la manda a imprimir, si como lo lee, finalmente el esquema de no utilizar papel no esta funcionando.

Para empezar estamos acostumbrados a sacar una factura original y varias copias, para el cliente, para contabilidad, etc. ahora el objetivo es no imprimir la factura, el emisor la manda por Intenet y el receptor la guarda digitalmente, ¿y las copias? por ejemplo para contrarecibos, para la programación de pagos, bueno se envía un documento (por internet claro) sin cadena ni  sello, invalido para efectos fiscales y el original se manda cuando se pague el documento.  ¿Y los cobradores? Algunos se van a quedar sin trabajo.
Y la contabilidad, bueno tiene que ser digital, es un requisito para entrar al esquema, pero eso implica que ya no se van a archivar un mundo de facturas, ahora se quedan en la computadora en un “almacén digital”, ¿y los archivistas?, pues van a tener menos trabajo, que pasará las pólizas y los recopiladores, pues todo en ceros y unos, algunos contadores me han comentado por que las dudas lo tendrán en papel. Por eso ahora va a ser esencial el resguardo de la información y tener varios respaldos.
Y como saber si los documentos que recibo son “buenos” porque algunos no parecen facturas, para comprobar si es “bueno” el documento hay que accesar a un validador que nos indicará si efectivamente correcta o no la factura, claro factura por factura.
En fin, para terminar solo les puede decir que no hay que entrar en pánico, se tienen que revisar todos los procedimientos, por van a cambiar, si están en facturación electrónica y todo lo imprimen y todo lo siguen haciendo igual, créanme que no es la mejor alternativa de aprovechar estos avances tecnológicos, adaptarse a los cambios siempre es complicado, pero estos esquemas llegaron para quedarse.